Ρυθμίστε ένα κανάλι Email

Επιλέξτε τον τύπο Email

Μεταβείτε στα Κανάλια > Νέο κανάλι > Email και μετά επιλέξτε:

• Gmail για εγγενή εξουσιοδότηση Google, λήψη και αποστολή μέσω Gmail.
• Email Forwarding για διεύθυνση προώθησης ανεξάρτητη από πάροχο, μόνο για εισερχόμενα email.

Συνδέστε το Gmail

1. Δημιουργήστε το κανάλι Email με τύπο Gmail.
2. Ανοίξτε το κανάλι και επιλέξτε Connect Google account.
3. Ελέγξτε τη σύνοψη πρόσβασης Google και επιλέξτε Continue to Google.
4. Συνδεθείτε στη Google και εγκρίνετε την πρόσβαση στο Gmail.
5. Επιστρέψτε στο Doublewire. Η κατάσταση εμφανίζει πρώτα Activating και μετά Connected.
6. Αν το mailbox έχει επιβεβαιωμένα send-as aliases, επιλέξτε τη διεύθυνση αποστολέα στις ρυθμίσεις του καναλιού.

Όσο εκτελείται η ενεργοποίηση ή η επαναφορά, το Doublewire ελέγχει μαζί την κατάσταση σύνδεσης και την κατάσταση του καναλιού. Η επιτυχής ενεργοποίηση κάνει αυτόματα το κανάλι Active. Αν αποτύχει, το κανάλι εμφανίζει Needs attention. Επιλέξτε Reconnect Google account για να επαναφέρετε τη σύνδεση.

Το Doublewire ξεκινά από τη στιγμή ενεργοποίησης της σύνδεσης. Δεν εισάγει παλαιότερα μηνύματα του mailbox και δεν συγχρονίζει Gmail threads. Τα νέα μηνύματα χρησιμοποιούν τον τρόπο αντιστοίχισης που ρυθμίζεται παρακάτω.

Το ίδιο Gmail inbox μπορεί να συνδεθεί ανεξάρτητα σε διαφορετικά workspaces. Κάθε workspace χρειάζεται δική του εξουσιοδότηση Google και λαμβάνει δικό του αντίγραφο των νέων μηνυμάτων. Μέσα στο ίδιο workspace, το inbox μπορεί να ανατεθεί μόνο σε ένα κανάλι Email, ακόμη και αφού το Gmail έχει αποσυνδεθεί από εκείνο το κανάλι.

Αν χρειάζεστε το ίδιο inbox σε διαφορετικό κανάλι αυτού του workspace, διαγράψτε πρώτα το κανάλι στο οποίο είναι ήδη ανατεθειμένο. Η διαγραφή αφαιρεί τις συζητήσεις, τα μηνύματα και τα συνημμένα που έχουν αντιγραφεί για εκείνο το κανάλι. Περιμένετε να ολοκληρωθεί η διαγραφή και μετά εξουσιοδοτήστε το inbox στο νέο κανάλι.

Κατανοήστε ποια δεδομένα Gmail χρησιμοποιεί το Doublewire

Η Google σας ζητά να επιτρέψετε στο Doublewire να διαβάζει μηνύματα Gmail και να στέλνει μηνύματα μέσω του συνδεδεμένου mailbox. Το Doublewire χρησιμοποιεί αυτή την πρόσβαση για να:

• αντιγράφει τα νέα εισερχόμενα μηνύματα στο Inbox του workspace, μαζί με τα στοιχεία αποστολέα και παραληπτών, το θέμα, το σώμα του μηνύματος και τα υποστηριζόμενα συνημμένα ή τις προσκλήσεις ημερολογίου,
• διατηρεί τις απαντήσεις στη σωστή συζήτηση του Inbox και
• στέλνει χειροκίνητες απαντήσεις και, όταν αναθέσετε assistant, τις αυτόματες απαντήσεις που έχετε ρυθμίσει για το κανάλι.

Το Doublewire αποθηκεύει τα δεδομένα που αντιγράφονται στο workspace, ώστε να μπορούν να τα χρησιμοποιούν τα μέλη που έχουν πρόσβαση στο κανάλι. Το κείμενο του μηνύματος μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τον ανατεθειμένο assistant για την προετοιμασία απάντησης. Τα συνημμένα είναι διαθέσιμα στα μέλη που έχουν πρόσβαση στην αντίστοιχη συζήτηση του Inbox, αλλά δεν προστίθενται αυτόματα στο περιεχόμενο του assistant.

Η σύνδεση ξεκινά από την τρέχουσα θέση του mailbox. Το Doublewire δεν αντιγράφει παλαιότερα μηνύματα και δεν διαγράφει ούτε αλλάζει μηνύματα που υπάρχουν ήδη στο Gmail.

Αποσυνδέστε το Gmail ή αφαιρέστε τα εισαγμένα δεδομένα

Επιλέξτε Disconnect Gmail στην πλήρη σελίδα του καναλιού για να σταματήσετε τη μελλοντική λήψη και αποστολή. Όταν ολοκληρωθεί η αποσύνδεση, το Doublewire δεν μπορεί πλέον να διαβάζει ή να στέλνει μέσω αυτής της σύνδεσης Gmail. Οι συζητήσεις, τα μηνύματα και τα συνημμένα που έχουν ήδη αντιγραφεί παραμένουν στο workspace. Για να το αποσυνδέσετε, ο ρόλος σας πρέπει να περιλαμβάνει Create/Edit Channels και πρέπει να έχετε πρόσβαση στο συγκεκριμένο κανάλι.

Για να αφαιρέσετε από το Doublewire τα δεδομένα που αντιγράφηκαν από το Gmail, ο ρόλος σας πρέπει να περιλαμβάνει Delete Channels και πρέπει να έχετε πρόσβαση στο συγκεκριμένο κανάλι:

1. Ανοίξτε τα Channels.
2. Ανοίξτε τις ενέργειες γραμμής του καναλιού Gmail και επιλέξτε Delete.
3. Ελέγξτε την προεπισκόπηση διαγραφής, πληκτρολογήστε DELETE και επιλέξτε Delete channel.

Το κανάλι εμφανίζει Deleting μέχρι να ολοκληρωθεί η αφαίρεση. Οι συζητήσεις, τα μηνύματα και τα συνημμένα που ανήκουν στο κανάλι αφαιρούνται. Η προεπισκόπηση εξηγεί ποια στοιχεία επαφών μπορούν να παραμείνουν, ενώ ανώνυμα σύνολα στο Analytics μπορούν να διατηρηθούν. Η διαγραφή του καναλιού αποσυνδέει επίσης το Gmail.

Η αφαίρεση του Doublewire από τις συνδέσεις του Λογαριασμού σας Google ανακαλεί επίσης την άδεια από την Google, αλλά δεν διαγράφει δεδομένα που έχουν ήδη αντιγραφεί στο Doublewire. Χρησιμοποιήστε τα παραπάνω βήματα διαγραφής καναλιού όταν θέλετε να αφαιρέσετε και αυτά τα δεδομένα.

Επιλέξτε Reconnect Google account όταν απαιτείται νέα εξουσιοδότηση. Η επανασύνδεση πρέπει να γίνει με τον ίδιο λογαριασμό Google. Για διαφορετικό λογαριασμό, επιλέξτε Disconnect Gmail, περιμένετε να ολοκληρωθεί η αποσύνδεση και μετά συνδέστε τον νέο λογαριασμό.

Αν το Disconnect Gmail δεν μπορεί να ξεκινήσει, το κανάλι παραμένει συνδεδεμένο. Περιμένετε λίγο και επιλέξτε ξανά Disconnect Gmail.

Εξακολουθούν να ισχύουν τα όρια αποστολής του λογαριασμού και του Gmail API. Το Doublewire δεν μπορεί να παρακάμψει αυτά τα όρια. Η Google μπορεί να αναστείλει την αποστολή για αρκετές ώρες όταν ένα mailbox φτάσει το όριό του.

Συνδέστε με Email Forwarding

1. Δημιουργήστε το κανάλι Email με τύπο Email Forwarding.
2. Καταχωρίστε τη διεύθυνση mailbox που λαμβάνει τα email πελατών και αποθηκεύστε.
3. Αντιγράψτε το Forwarding Address που δημιουργήθηκε.
4. Στον πάροχο του mailbox, δημιουργήστε κανόνα forward-as-is ή redirect προς αυτή τη διεύθυνση.
5. Στείλτε ένα δοκιμαστικό email στο αρχικό mailbox.

Το Doublewire επιβεβαιώνει ότι η προώθηση διατηρεί τον αρχικό αποστολέα πριν το κανάλι γίνει έτοιμο. Η προώθηση ως συνημμένο δεν υποστηρίζεται. Αυτή η επιβεβαίωση αφορά μόνο το Email Forwarding και όχι το Gmail.

Το Email Forwarding είναι μόνο για εισερχόμενα. Δημιουργεί συζητήσεις στο Inbox, αλλά δεν στέλνει χειροκίνητες ή αυτόματες απαντήσεις. Χρησιμοποιήστε το Gmail όταν το κανάλι πρέπει να στέλνει μέσω του συνδεδεμένου mailbox.

Η κατάσταση εμφανίζει Waiting for test email, Forwarding validated ή Validation failed. Διορθώστε τον κανόνα του mailbox και στείλτε νέο δοκιμαστικό email όταν η επιβεβαίωση αποτύχει.

Επιλέξτε αντιστοίχιση συζητήσεων

• Το Reply chain διατηρεί τις επιβεβαιωμένες απαντήσεις μαζί και ξεκινά νέα συζήτηση για κάθε ανεξάρτητο email. Το θέμα της αλυσίδας γίνεται το αρχικό θέμα της συζήτησης.
• Το Sender address τοποθετεί τα email από τον ίδιο αποστολέα στην πιο πρόσφατη ανοιχτή συζήτησή του. Κάθε email διατηρεί το δικό του θέμα.

Η ομοιότητα του θέματος δεν χρησιμοποιείται για την αναγνώριση αποστολέα.

Προσθέστε αυτόματες απαντήσεις

Για το Gmail, αναθέστε έναν assistant για να ενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις ή επιλέξτε None για χειροκίνητη διαχείριση στο Inbox. Το Email Forwarding πρέπει να παραμένει χειροκίνητο Inbox. Το Add reply instruction ζητά από τον assistant να ολοκληρώνει με μια σύντομη οδηγία, στη γλώσσα της επαφής, που εξηγεί ότι μπορεί να απαντήσει για να συνεχίσει.

Τα συνημμένα email και οι προσκλήσεις ημερολογίου εμφανίζονται στο timeline του Inbox όταν υποστηρίζονται. Είναι διαθέσιμα στους χρήστες, αλλά δεν προστίθενται αυτόματα στο περιεχόμενο που χρησιμοποιεί ο assistant.

Για το Gmail, μια χειροκίνητη απάντηση από το Inbox εμφανίζει πρώτα Reply queued όταν το Doublewire την έχει αποδεχτεί με ασφαλή αποθήκευση. Γίνεται sent μόνο όταν το Gmail επιβεβαιώσει την αποστολή. Αν το Gmail την απορρίψει αργότερα, το timeline εμφανίζει την αποτυχία παράδοσης.